Sobre El Grupo Éxito:
Grupo Éxito es una empresa conglomerado multinacional colombiana, fundada en 1905, líder del segmento retail en Colombia, con las marcas Éxito, Carulla, SuperInter, Surtimax, Surtimayorista y con su marca de centros comerciales Viva.
Grupo Éxito también es parte de la plataforma del retail de alimentos líderes en Suramérica, con presencia en Uruguay con las marcas Grupo Disco y Grupo Devoto, y en Argentina con las marcas Libertad y Paseo, consolidando cerca de 550 almacenes y cerca de 35.000 empleados, a lo largo de 3 países.
¿Cuál fue la problemática a trabajar?
Dada la magnitud de su operación, el Grupo Éxito cuenta con cerca de 4.000 proveedores que surten productos y servicios para ser comercializados, por lo que se reciben cerca de 400.000 documentos tributarios electrónicos cada mes, que deben ser acusados, verificados, aceptados y distribuidos para garantizar que la cadena de suministro no se detenga y se cumpla con los requisitos en materia del modelo de factura electrónica en Colombia, donde tienen su operación más robusta.
Recibir y gestionar este volumen de documentos supone un gran reto para el área encargada que carecía de trazabilidad y transparencia sobre el volumen de documentos recibidos y su estado actual en el proceso.
A raíz de la implementación de Gosocket hemos logrado optimizar el proceso de recepción de documentos electrónicos, pudiendo identificar el estado de los documentos en cualquier momento desde que los recibimos, hasta que los publicamos en los medios designados para el proceso, siendo la trazabilidad y control del proceso los beneficios más importantes para nuestra operación.
Bibiana Zapata Rodriguez, Coordinadora Cuentas por Pagar.
Solución
La solución que Gosocket provee para el Grupo Éxito fue Smart Supply, una plataforma desarrollada para gestionar de manera eficiente los documentos tributarios electrónicos recibidos que ofrece funcionalidades para realizar validaciones comerciales y técnicas a los documentos, y distribuirlos de acuerdo con reglas de negocio, permitiendo tener mejor control y trazabilidad sobre el proceso mediante un gestor de documentos que visualiza el estado actual de cada uno de los documentos recibidos.
Adicionalmente, Gosocket desarrollo para el Grupo Éxito el módulo de anticipos, el cual permite al equipo de Cuentas por Pagar contar con toda la información necesaria para la gestión los pagos a proveedores, garantizando en todo momento transparencia y eficiencia en el proceso.
Anteriormente no teníamos trazabilidad de los documentos recibidos
y su estado actual en el proceso de gestión de los mismos
Bibiana Zapata Rodriguez, Coordinadora Cuentas por Pagar.
Beneficios obtenidos con Gosocket:
Las soluciones de Gosocket han ayudado a simplificar en gran medida las problemáticas propias de un proceso de recepción de documentos electrónicos tan robusto.
Algunos de los beneficios que Grupo Éxito ha percibido de la implementación de las soluciones de Gosocket son:
- Aumento de la visibilidad y trazabilidad de los documentos y su estado en el proceso pudiendo identificar si existen fallas tanto en el origen como en la distribución de los mismos.
- Optimización del proceso por medio de la validación y asignación automática de los documentos a partir de reglas de negocio.
- Ayuda en la toma de decisiones basado en la información que generan los sistemas, los cuales pueden ser consumidos de manera ilimitada.
- Mejoró la comunicación entre las áreas involucradas en el proceso de gestión de los documentos, incluyendo el área de PQRs y Call Center encargado de gestionar las solicitudes de proveedores sobre el estado de sus pagos.
- La solución de adaptó a las necesidades del Grupo Éxito brindando la mayor flexibilidad para integrarse no solo al proceso en sí mismo, si no a los diferentes sistemas de gestión e información que se utilizan.
¿Busca los mismos resultados?
En la actualidad podemos revisar desde la plataforma el estado de la distribución de los documentos lo que nos brinda, trazabilidad y control durante todo el proceso.
Bibiana Zapata Rodriguez, Coordinadora Cuentas por Pagar.
Grupo Éxito es una empresa conglomerado multinacional colombiana, fundada en 1905, líder del segmento retail en Colombia, con las marcas Éxito, Carulla, SuperInter, Surtimax, Surtimayorista y con su marca de centros comerciales Viva.
Sobre Gosocket:
Gosocket es un proveedor líder Latinoamericano que ofrece soluciones de emisión y recepción de documentos electrónicos basados en firma digital, incluyendo factura electrónica. Gosocket funciona bajo un modelo de red empresarial abierta que integra Compradores, Proveedores, Entidades Tributarias y Terceros en un ecosistema que facilita los negocios, genera eficiencias, ofrece servicios de valor agregado para todos los actores de la cadena de suministro y garantiza el cumplimiento de los requisitos técnicos relacionados con las regulación y las normas en materia de los modelos de factura electrónica en el país donde opere su organización.
